Lorsque vous conduisez votre propre voiture ou une voiture de société dans le cadre de vos activités professionnelles, vous avez droit à indemnité kilométrique non imposableà condition que les trajets soient correctement documentés. L'Agence suédoise des impôts fixe des exigences précises quant à la manière dont le carnet de route doit être tenu, ce qui a une incidence sur les possibilités de déduction et sur la manière dont l'imposition des avantages liés à l'utilisation d'un véhicule est gérée.

Qu'est-ce que l'indemnité kilométrique ?

L'indemnité kilométrique est une compensation financière pour les frais encourus lorsque vous utilisez votre propre voiture à des fins professionnelles. Elle s'applique, par exemple, lorsque vous rendez visite à des clients, lorsque vous vous rendez sur des lieux de travail temporaires ou lorsque vous transportez des marchandises dans le cadre de votre activité professionnelle. Selon les valeurs standardisées de l'Agence suédoise des impôts, les montants suivants s'appliqueront en 2025 :

Voiture privée : 25/mile (montant non imposable que les employeurs peuvent payer)
Voiture de fonction (essence/diesel/hybride) : 12 SEK/mile (indemnité de frais)
Voiture de fonction (voiture électrique) : 9,50 kr/mil

Important : les rémunérations supérieures à ces montants sont considérées comme des salaires imposables et doivent être imposées.

Quelles sont les exigences en matière de permis de conduire ?

Pour que le remboursement des frais kilométriques soit exonéré d'impôt, l'Agence suédoise des impôts exige que tous les voyages d'affaires soient documentés dans un journal de bord. Il doit être en temps utile, à jour et exact.

Exigences minimales pour un dossier de conduite autorisé :

Dates de chaque voyage
Adresse au départ et à l'arrivée
Objectif du voyage (par exemple, rencontre avec le client, livraison)
Relevé de compteur au début et à la fin
Nombre de kilomètres parcourus
Informations sur le conducteur
Si la voiture est également utilisée à titre privé : séparation claire entre la conduite privée et la conduite professionnelle.

Pourquoi le permis de conduire est-il si important ?

L'Agence suédoise des impôts effectue des contrôles annuels pour lesquels le journal de bord est un document clé. Une documentation inadéquate peut avoir plusieurs conséquences :

La valeur des avantages liés à la voiture de fonction peut augmenter
Les rémunérations exonérées d'impôt peuvent être reclassées en salaire
Des suppléments de taxe (jusqu'à 40 %) peuvent être appliqués.
Les déductions pour les déplacements dans une entreprise individuelle peuvent être refusées

En outre, la loi sur la comptabilité exige que les registres soient conservés pendant au moins sept ans.

Règles spéciales pour les voitures de société

Si votre entreprise vous fournit une voiture que vous pouvez également utiliser à titre privé (voiture de société), des règles particulières s'appliquent :

Conduisez-vous plus de 3 000 kilomètres en service au cours d'une année, la valeur de la prestation peut être réduite de 25 %.
Conduisez-vous en privé moins de 10 fois et max 100 miles/an l'imposition des prestations peut être totalement évitée - mais cela nécessite un dossier de conduite très précis.

En outre péage urbain, péage de pont et avantage carburant est influencée par les informations contenues dans le permis de conduire.

Les avantages du dossier de conduite numérique

La tenue manuelle des registres de conduite est à la fois fastidieuse et risquée. Un carnet de bord numérique offre plusieurs avantages tangibles :

Enregistrement automatique de tous les déplacements via le GPS ou la connexion au système du véhicule (OBD).
Une division claire entre les voyages d'affaires et les voyages privés.
Réduction du risque d'erreursLa plupart du temps, il s'agit de l'oubli et de l'erreur de jugement.
Des rapports faciles à exporter aux systèmes de paie, aux autorités comptables et fiscales.
Stockage sécurisé dans le nuage pour une durée maximale de 7 ans en vertu de la loi sur la comptabilité.
Sécurité de l'audit - Il est facile de présenter une documentation complète.
Gagner du temps pour les conducteurs, les services financiers et les employeurs.
Possibilité de réduction de la valeur préférentielle avec des statistiques automatiques sur les déplacements.

Résumé

Comprendre les règles de remboursement des frais kilométriques et disposer d'un carnet de route précis est essentiel pour l'exonération fiscale et la sécurité de la comptabilité. L'utilisation d'un carnet de route numérique vous permet non seulement de répondre aux exigences de l'Agence suédoise des impôts, mais aussi de simplifier, de sécuriser et de rendre plus efficace votre flux de travail.

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